Mail Merge adalah salah satu tab pada Microsoft Word yang jarang digunakan. Mail Merge memungkinkan pengguna untuk membuat surat atau dokumen yang dipersonalisasi untuk tiap penerima.

Misalnya, sebuah surat yang diatur dengan sapaan nama masing-masing. Jika mengedit dokumen serupa satu per satu, tentu akan menghabiskan banyak waktu dan rentan mengalami kesalahan. Untuk mengatasi hal ini, Word menyediakan fitur Mail Merge.

Baca juga: Ide Hiburan Nikahan: Augmented Reality Photobooth

Fitur ini terdiri atas beberapa elemen. Pertama adalah template. Kamu bisa memilih beberapa template yang sudah ada di Word, misalnya Surat (Letters), Email Messages, Amplop (Envelopes), Labels, dan Directory.

Foto: Tangkapan Layar/Teknologi.id

Pilih jenis template sesuai kebutuhan. Masing-masing pilihan akan memiliki opsi yang berbeda-beda, misalnya, pada Letters pengguna bisa menentukan salam yang dibuat secara personal. Ketika dicetak, tiap dokumen akan dicetak pada kertas yang berbeda.

Pada Email, pengguna bisa langsung mengirim email lewat word, Envelopes dan Labels yang menyediakan kolom nama dan alamat yang memudahkan pencetakan pada amplop atau label.

Setelah memilih jenis template, kamu harus menyediakan database untuk memasukkan data-data ke dalam template yang sudah dibuat. Database yang biasanya digunakan berasal dari database Excel, atau daftar kontak dari Outlook.

Baca juga: Jangan Sembarangan, Ini Dia Tips Memilih Charger HP di Mobil

Sebenarnya, database apapun yang bisa terhubung dengan Word bisa digunakan. Jika tidak memiliki database, kamu bisa membuat database secara langsung lewat Word dengan menggunakan pilihan Select Recipients > Types New List > Isi data > OK. Save file dengan ekstensi file .mdb.

Foto: Tangkapan Layar/Teknologi.id

Lalu, ketik template sesuai keinginan. Untuk pada bagian yang perlu diganti (misal nama), ganti bagian tersebut dengan menyisipkan placeholder yang bisa dipilih pada Insert Merge Field.

Foto: Tangkapan Layar/Teknologi.id

Selamat mencoba!

(im)

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *